今年11月初，北京市人力資源和社會保障局正式發(fā)出了《關(guān)于推進(jìn)電子勞動合同相關(guān)工作的實施意見》，國家也從今年年初開始陸續(xù)推出各種關(guān)于電子合同的發(fā)文，這其實已經(jīng)釋放出了電子簽約蓬勃發(fā)展的強烈信號。

雖然有不少企業(yè)已經(jīng)開始積極行動，但仍有不少企業(yè)的人力資源共享服務(wù)中心還在觀望，我們了解到這些沒有行動的人力資源共享服務(wù)中心并不是不知道這些趨勢，而是出于種種顧慮，猶豫不前。

當(dāng)前，人力資源共享服務(wù)中心的管理決策者會面臨哪些挑戰(zhàn)呢?

今天我們就基于目前了解到的人力資源共享服務(wù)中心遇到的問題，給出相應(yīng)的回答和建議，希望能夠幫到大家。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)一：法務(wù)部門不同意

在不少企業(yè)中，特別是外企，非常注重合規(guī)，因此許多決定都需要有法務(wù)部門的意見。但法務(wù)部門的工作目標(biāo)主要是為了規(guī)避法律風(fēng)險，因此應(yīng)對風(fēng)格通常以保守為主。

公司的法務(wù)部門通常都會基于之前的案例和經(jīng)驗，提出在過往的案例中不少地方法院要求公司提供紙質(zhì)合同。雖然國家已經(jīng)有相關(guān)發(fā)文，但是不能確保全國這么多城市的地方法院都認(rèn)可電子合同。

正是因為這些原因，在公司中當(dāng)我們?nèi)プ稍兎▌?wù)部門是否支持上電子合同時，最后得到的結(jié)果，往往是還需要考慮研究。

建議一：

在數(shù)字化時代，由于信息爆炸，法務(wù)有時也不一定能獲取最及時的信息，因此我們可以加強溝通。

例如，我們可以及時分享國家最新相關(guān)發(fā)文及電子合同認(rèn)可案例給我們的法務(wù)部門，保持相對頻繁的溝通，讓法務(wù)部門意識到電子簽約的趨勢和實判案例的信息。

同時我們也要讓法務(wù)了解電子合同的實名認(rèn)證和不可篡改性，其實會更進(jìn)一步降低蘿卜章、虛假合同等法律風(fēng)險。

從上上簽的實際案例來看，目前共有109個法院、4個仲裁委有公司勝訴案例，公司統(tǒng)計入冊的判決案例總數(shù)超200個(入冊去除重復(fù)案例。如果不去重，公司實際案例數(shù)超600個)。

由此我們也可以看出，電子簽約在中國的法律效應(yīng)已是毋庸置疑了。上上簽?zāi)壳耙呀?jīng)在各行業(yè)都有了應(yīng)用案例，也可以提供同行業(yè)實施電子合同的案例給到HR幫助HR提供更多參考給到法務(wù)部門。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)二：不知如何說服業(yè)務(wù)獲取支持

通常HR在和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人溝通時，業(yè)務(wù)經(jīng)常會說現(xiàn)在不用電子簽約，不也在正常運作嗎?用了系統(tǒng)又是一筆開銷，你們HR團隊還是這些人，能為公司帶來什么好處?

如果HR沒有做好充足準(zhǔn)備的話，往往不知道如何回答才能說服業(yè)務(wù)。

建議二：

其實有很多業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)并沒有對每一份紙質(zhì)簽署文檔從紙張、打印到快遞的成本有直觀感受。

如果我們把相關(guān)的數(shù)據(jù)分析分享給到業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)其實就能讓業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生直觀印象，那就是綜合來看電子簽約的成本為紙質(zhì)簽署成本的10-20%左右。完全可以降低日常運營成本。

對于省下的人力時間，HR也完全可以基于業(yè)務(wù)的痛點，告訴業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)可以有更多時間來為業(yè)務(wù)提供更高價值的服務(wù)。

例如：在實施電子簽約前，受制于紙質(zhì)文檔簽署的要求，共享服務(wù)中心的HR在各種證明、合同等文檔的審批、打印、蓋章、郵寄等工作上就要花費不少低價值的重復(fù)勞動時間。而電子簽約可以促使共享服務(wù)的重心逐步向人員招聘和發(fā)展上移動，這些都是業(yè)務(wù)所希望看到的。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)三：員工擔(dān)憂電子簽約的法律效力和個人隱私

在推行電子簽約時，從員工角度來看最擔(dān)心兩方面：

一方面員工擔(dān)心電子簽約是不是真的有法律效力，是否所有的政府、銀行等部門都接受電子合同等文件，會不會耽誤自己辦事。

另一方面，由于大家的個人隱私保護(hù)意識越來越強，擔(dān)心通過實名認(rèn)證來簽署，是不是會有數(shù)據(jù)泄露或者個人信息被濫用的問題。

建議三：

其實這些擔(dān)憂目前來說已經(jīng)沒有必要，以電子簽約的形式簽署的勞動合同、工作證明，收入證明、離職證明、員工手冊等已經(jīng)得到了政府機關(guān)、法院、銀行等機構(gòu)的認(rèn)同。

特別是對于那些異地員工，由于沒有了繁瑣的快遞、復(fù)印、簽字等冗余操作，極大提升了辦理個人相關(guān)事務(wù)的效率。

在個人信息保護(hù)上，我們也可以強調(diào)第三方電子簽約廠商在個人隱私保護(hù)上的專業(yè)性。例如：上上簽有ISO27018個人隱私保護(hù)認(rèn)證的證書，確保客戶隱私的安全。同時個人數(shù)據(jù)在平臺都會經(jīng)過國密算法進(jìn)行加密，給予雙重保險。

基于以上分析，建議在設(shè)計與員工的溝通和宣傳時，對于員工擔(dān)心的問題一定要在溝通內(nèi)容中重點清晰地說明如下內(nèi)容，打消大家的疑慮：

電子合同和證明已經(jīng)被政府、銀行等機構(gòu)廣泛接受;

電子簽約將幫助大家從低價值工作中解脫出來，聚焦個人價值的提升;

電子簽約供應(yīng)商嚴(yán)格的個人隱私保護(hù)認(rèn)證和加密措施將確保每位員工的個人信息安全;詳情可參考→上上簽為你整理了5個常見的電子簽約問答

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)四：電子簽約是否可以真正完全無紙化

對于HR共享服務(wù)中心管理者來說，還會有一個擔(dān)心是引入電子簽約后是不是可以真正推動完全無紙化，不要到時在哪些環(huán)節(jié)因為各種原因還要保留紙質(zhì)文檔，那就會是重復(fù)工作，影響效率和效果。

建議四：

在數(shù)字化時代HR要對最新市場實踐和技術(shù)保持隨時關(guān)注，這樣就可以讓自己了解到行業(yè)上的一些最佳實踐。

目前，在電子簽約的技術(shù)上已經(jīng)完全可以實現(xiàn)員工全流程管理無紙化，勞動合同、Offer協(xié)議、各類證明、員工手冊、保密協(xié)議等等，都是可以通過電子簽約的方式來進(jìn)行，而無需保存任何紙質(zhì)文檔。

很多企業(yè)還基于電子簽約技術(shù)和公司人事系統(tǒng)的對接，實施了一鍵入職，員工異地入職只需要一個手機就能完成所有的入職操作。有了技術(shù)保障，人力資源管理者完全可以大膽地推進(jìn)電子簽約在公司內(nèi)部的應(yīng)用。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)五：HR合同專員擔(dān)心因技術(shù)提效而失去工作

有負(fù)責(zé)公司員工入離職手續(xù)辦理及合同簽訂工作的HR可能會擔(dān)心以后都是電子簽約，那我現(xiàn)在做的這些工作以后不需要我了，是不是會失業(yè)啊。

建議五：

這確實是比較實際的擔(dān)心，但也是不得不正視的問題。

收發(fā)管理合同不僅會耗費HR部門合同專員的時間精力，不利于個人發(fā)展，對企業(yè)“人效”的提升也是一種阻礙。同時隨著人口紅利的消失，企業(yè)可以減少人工成本，降低重復(fù)性工作的出錯率。

當(dāng)前“人效”已經(jīng)成為2020年企業(yè)的核心關(guān)鍵詞，疫情正在加速淘汰那些組織能力弱的企業(yè)。人大商學(xué)院周禹教授提出，科技+組織與人的融合創(chuàng)新發(fā)展，是當(dāng)前及未來最具生命力和最具想象力的一個發(fā)展趨勢，也是改造組織、改造人才管理最具潛力的方式。

所以對HR來說，要積極擁抱變化，借助科技的力量從簡單重復(fù)的工作中解脫出來去思考更有價值的事情。當(dāng)利用技術(shù)讓我們不再需要做重復(fù)工作時，我們就可以進(jìn)一步貼近業(yè)務(wù)和員工，思考如何幫助業(yè)務(wù)發(fā)展人才，幫助員工提升體驗，這才是能真正提升HR個人價值和競爭力的發(fā)展方向。

同時對企業(yè)而言，上線電子簽約無論是從降低人員成本還是促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新來看都是可持續(xù)發(fā)展的舉措。

2021年勞動合同法新增加了什么規(guī)定？結(jié)語

綜上所述，最后對于企業(yè)人力資源共享服務(wù)中心在電子簽約的技術(shù)應(yīng)用發(fā)展上提出如下的建議：

看清趨勢

國家對于各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大力推動，讓我們看到無紙化電子簽約勢在必行。有了對于這個大局的判斷，就可以讓我們有信心通過順應(yīng)趨勢，事半功倍地借此東風(fēng)加速人力資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

積極行動

只有想法還不夠，現(xiàn)在各家企業(yè)的動作都非常迅速，因此如果現(xiàn)在不積極主動求變，將來有一天就很有可能會被動淘汰。因此，人力資源共享服務(wù)中心不能總是停留在固有的流程設(shè)計上，而是要引入數(shù)字化技術(shù)來進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

思維升級

對HR來說一定要持續(xù)提升自己的思維和格局，思考如何才能擺脫重復(fù)勞動，修煉自己的敏捷應(yīng)變能力。因為將來的時代是變化的時代，我們只有通過技術(shù)賦能才能讓自己立于不敗之地。

價值提升

對于人力資源共享服務(wù)中心而言，由于天然有著系統(tǒng)支持和數(shù)據(jù)積累的優(yōu)勢，又是離每一位員工最近的支持部門，因此，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型時代，我們更應(yīng)該將人力資源共享服務(wù)中心定位成人力資源數(shù)字化和員工體驗中心。這也會讓人力資源共享服務(wù)中心在HR團隊中成為更重要的角色。

電子簽約可以進(jìn)一步打通HR全流程的在線化，這也意味著所有的過程都可以通過數(shù)字化的方式得以記錄。例如對于所有的電子文檔的簽署數(shù)量、類型、時間、頻率都可以有準(zhǔn)確的記錄，這為后續(xù)人力資源共享服務(wù)中心全面進(jìn)行大數(shù)據(jù)查詢和分析進(jìn)一步積累了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

從人力資源數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)用方向來看，如果你還在猶豫整體的規(guī)劃應(yīng)該如何實施，其實電子簽約不失為一個很好的輕量級切入點，還等什么，趕緊開始行動吧!

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